Gestion du temps
L’un des plus grands défis de l’entrepreneur ? Savoir gérer son temps de manière efficace.
Le statut d’indépendant induit un rapport au temps paradoxal : d’une part, en tant qu’entrepreneur vous êtes libre d’organiser votre agenda et vos horaires de travail, d’autre part, la gestion de votre temps et de vos priorités a un impact direct sur la rentabilité de votre entreprise. Ce fragile équilibre entre liberté de choix et santé financière est susceptible d’engendrer une pression au travail.
Vous vous sentez débordé ? Voici quelques pistes et outils pour garder le cap et maximiser votre productivité.
LES HEURES SUPPLEMENTAIRES, INÉVITABLES ?
« 24 % des dirigeants ne prendraient pas plus de 10 jours de congés par an. Plus d’un tiers afficherait des semaines de travail dépassant les 60 heures et 18 % travailleraient sept jours sur sept. »
Rapport de recherche sur les petits commerces bruxellois, Céline Mahieu et Isabelle Godin, École de santé publique de ULB, 2015.
Être entrepreneur va souvent de pair avec un sentiment de liberté, une possibilité de décider de son temps et de choisir ses priorités. Développer vos compétences en matière de gestion du temps se révèlera être un atout majeur pour relever les défis qui se présenteront à vous.
Le lien direct entre productivité et chiffre d’affaires peut vous conduire à travailler non-stop et à enchaîner les heures supplémentaires. Or, l’excès de travail entraîne des baisses de performance et oblige, en fin de compte, à travailler davantage encore !
« Le patron de PME est un homme a trois têtes (Bauer 1993) : son entreprise, sa famille et lui-même. (…) Un dirigeant sur deux déclare ne pas être suffisamment disponible pour la vie familiale et se le voir reprocher. Deux dirigeants sur trois déclarent ne pas consacrer suffisamment de temps aux loisirs. »
Olivier Torrès, « La santé du dirigeant, de la souffrance patronale à l’entrepreneuriat salutaire », 2012.
Il y a souvent un décalage entre ce que l’on croit pouvoir accomplir et la réalité d’une journée de travail. Quelle que soit votre capacité de travail, vous avez forcément des limites : plus le nombre de jours de travail s’accroît, plus les risques de maladies cardiovasculaires, de fatigue, et d’appréciation négative de votre santé augmentent.
Travailler trop, ou en permanence, peut également vous amener à délaisser votre vie privée, familiale et sociale. Vous fixer des limites pour maintenir l’équilibre est essentiel. Conseils, mises en garde face aux excès, partage d’expériences… votre entourage est un allié à ne pas sous-estimer. N’hésitez pas à ouvrir le dialogue et à parler de vos challenges avec les personnes qui vous connaissent le mieux. Le petit plus : avoir une personne de confiance avec qui vous faites le point et échangez régulièrement des idées.
De plus, vous octroyer du temps pour vous, faire du sport, passer du temps en famille ou entre amis permet de relâcher la pression et de diminuer le stress.
ÉCONOMISER SON ÉNERGIE
Le rapport au temps et au stress qu’il génère a une influence déterminante, tant sur l’efficacité du travail que sur la qualité de la vie. Selon Anne-Françoise Gailly, votre fonctionnement peut se découper en 3 zones :
- LA ZONE DE CONTRÔLE : vous y trouverez ce qui ne dépend que de vous-même. Par exemple : vous décidez de vous lever 15 minutes plus tôt ou de faire du sport.
- LA ZONE D’INTERACTION : avec votre entourage (famille, amis, collègues, clients). Vous avez prise sur cette zone, moyennant communication, négociation, décision concertée…
- LA ZONE D’IMPUISSANCE : où surgissent des événements ou des contraintes sur lesquels vous n’avez pas de prise. Par exemple : un embouteillage sur la route vers un rendez-vous important.
Consacrez la plus grande partie de votre énergie dans les deux premières zones, là où vous pouvez apporter des changements et lâchez prise à propos des événements qui se déroulent dans la troisième zone.
10 CLÉS POUR UNE BONNE GESTION DU TEMPS
Une mauvaise gestion du temps peut avoir un impact négatif sur l’entreprise. Gérer le flux d’informations, de demandes, de deadlines, équilibrer temps professionnel et personnel, ne pas se laisser surprendre à procrastiner, ne pas se laisser déconcentrer… Concrètement comment faire ? Voici les 10 étapes à suivre pour optimiser votre gestion du temps.
- SE FIXER DES OBJECTIFS : Définissez le sens de votre entreprise : que souhaitez-vous accomplir ? Analysez votre situation et définissez une stratégie pour concrétiser vos projets.
- PRIORISER : Selon la loi de Pareto, 20% de votre travail produit 80% des résultats. Focalisez votre temps et vos efforts sur les priorités essentielles en distinguant l’urgent de l’important.
- PLANIFIER VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL : Plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus celle-ci prendra du temps. Fixez des délais raisonnables pour la réalisation des tâches, imposez-vous des limites et bloquez des plages horaires dans votre agenda pour la réalisation de celles-ci.
- ALTERNER LES RYTHMES : Créez une alternance des rythmes en tenant compte de vos limites personnelles : réalisez les tâches importantes dans les moments où vous avez plus d’énergie et planifiez à d’autres moments celles qui nécessitent moins d’implication.
- EQUILIBRER LES TEMPS : Dans votre agenda, veillez à préserver l’équilibre entre les temps de production, les temps de gestion (administratif, prospection, communication, formation…) et les temps personnels.
- GARDER DU TEMPS POUR LES IMPRÉVUS : Les choses prennent toujours plus de temps que prévu. Ne faites pas de plannings trop serrés et prévoyez une marge pour les dépassements de délai. Remplir votre agenda à 70% vous permettra de faire face aux imprévus.
- RÉALISER UNE TACHE À LA FOIS : Morcelez les grosses tâches en tâches plus petites. Réalisez-les l’une après l’autre en vous concentrant uniquement sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer. Appliquez la technique Pomodoro pour maximiser votre niveau d’attention : travaillez par bloc de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses de 5 minutes.
- LIMITER LES INTERRUPTIONS : Réaliser une tâche en un bloc prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. Ne vous laissez pas interrompre sans cesse et restez concentré ! Les notifications d’e-mail ou des réseaux sociaux sont une source fréquente de distraction, désactivez-les !
- DÉLÉGUER : Déléguer certaines tâches peut s’avérer être très bénéfique tant pour vous que pour votre entreprise et vous permettra de vous libérer du temps. Identifiez les choses que vous pourriez déléguer tant sur le plan professionnel (comptabilité, facturation, tâches urgentes mais peu importantes…) que sur le plan personnel (ménage, courses, gardes d’enfants…).
- S’ACCORDER DES PAUSES : Pour rester productif, faites plusieurs courtes pauses en cours de journée. Prévoyez de faire une vraie longue pause d’au moins 30 minutes au moment des repas ! S’il ne s’agit pas d’un lunch de réunion business, ne mangez pas en compagnie de votre travail. Organisez des moments de déconnexion totale de minimum quelques jours, plusieurs fois par an.
Anne Françoise Gailly – Eveilleuse de Possibles
OUTILS POUR PASSER À L’ACTION
Quelques outils concrets pour mieux organiser votre temps. Utilisez-les à tous les stades du développement de votre projet :
- LE PLAN D’ACTION ET LE CALENDRIER : Construisez une vision claire de vos objectifs – professionnels et privés – et des moyens à mettre en place pour les atteindre. Priorisez les actions à moyen terme et prévoyez régulièrement des moments pour faire le point et prendre du recul.
- LA « TO DO » LISTE : Elle vous permet de déterminer le temps à consacrer à chaque projet. Détaillez les différentes actions liées à une même tâche et segmentez les tâches importantes en tâches secondaires plus petites.
Astuce : Avant d’entamer un travail demandé par un client ou un collaborateur, posez des questions précises et nécessaires à la bonne compréhension de la tâche. - L’AGENDA HEBDOMADAIRE : Sur base de votre plan d’action et de votre calendrier, planifiez vos tâches de la semaine dans votre agenda en leur donnant différents niveaux de priorité et de difficulté. A la fin de chaque journée, indiquez les tâches réalisées et reportez sur une autre tranche horaire les tâches non effectuées.
Astuce : Prenez en compte la durée de vos déplacements dans la planification de votre agenda. - LE CARNET DE BORD : Associez à votre agenda un carnet de bord qui vous permettra de vous évaluer. Concrètement, notez-y la durée réelle des tâches effectuées, vos difficultés, vos échecs. Cet outil vous sera utile lorsque vous vous arrêterez pour faire le point, pour revoir vos priorités et, le cas échéant, réorganiser votre travail et déléguer, si possible, certaines tâches.
Astuce : En cas de difficulté, ne vous isolez pas : parlez-en ! Changez votre vision de l’échec. Il ne s’agit pas d’une entrave mais d’un apprentissage utile pour mieux développer et construire votre projet.
CHECK-LIST : AUTO ÉVALUATION
Faire le point de manière régulière sur vos activités vous permet de vous assurer que vous avancez dans la bonne direction pour le développement de votre projet. Une fois par an, « sortez le nez du guidon », prenez du recul et analysez la situation :
- STRATÉGIE : Quels sont vos objectifs ? De quels moyens disposez-vous ? Quelles sont vos priorités professionnelles et personnelles ? Quelles sont vos forces, vos faiblesses ? Quelles sont vos difficultés ? Quels sont les projets qui vous procurent de la satisfaction ? Trouvez-vous du sens dans votre activité ?
- ORGANISATION : Quelles sont les tâches essentielles à réaliser pour la pérennité de l’entreprise ? Comment organiser vos tâches ? Comment planifier les actions à mettre en place à moyen et à long terme ? Comment intégrer votre rythme personnel dans votre organisation ?
- AJUSTEMENT : Quelles sont les mesures à prendre en fonction des constats et de votre plan d’action ? Dans quelle direction aller ? Quelles sont les tâches que vous pourriez éventuellement déléguer ? Où solliciter de l’aide ? Quelles sont les personnes qui peuvent vous appuyer ?
Ressources
Grâce à l’outil « L’agenda de l’entrepreneur », suivez vos habitudes et définissez des objectifs concrets, afin d’améliorer la gestion quotidienne de votre agenda.
Le test « Les petites voix du passé », permet à l’entrepreneur d’identifier les injonctions répétées durant l’enfance et qui ont induit chez lui « des injonctions inconscientes » dans sa relation au temps.
Cet ouvrage de Frédéric Dulieu s’attaque à la gestion de l’une des ressources les plus précieuses des entrepreneurs : le temps.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à réaliser en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.