Outil : La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à réaliser en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Les 2 axes – importance et urgence – permettent de définir 4 quadrants déterminant chacun le caractère des éléments qu’il comporte en fonction de ces 2 critères. L’importance prévaut sur l’urgence.

L’importance se réfère aux tâches qui vous permettent d’avancer. Elle se base sur l’impact de ces dernières sur d’autres éléments mais également sur la valeur ajoutée que la réalisation de ces éléments apporte.

L’urgence fait référence aux tâches qui nécessitent votre attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que sur leurs échéances. Il est parfois ardu de définir le caractère urgent ou non d’un élément car il dépend fréquemment de facteurs externes.

Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d’objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.

1. TÂCHES IMPORTANTES ET URGENTES :

Sont à lister ici :

• Les tâches qui requièrent une attention et une action ultra rapides – voire immédiates
• Les éléments qui ont un impact sur vos objectifs
• Les items qui ont des conséquences directes sur l’avancée d’un projet
• Un problème à résoudre urgemment : conflit, crise…
• Les appels et courriels importants devant être traités rapidement

2. TÂCHES IMPORTANTES ET NON URGENTES :

Cette partie concerne les tâches importantes dont le degré d’urgence est inférieur à celles positionnées dans le point 1. Sont à inscrire ici :

•  Les missions n’ayant pas d’échéance proche mais qui revêtent un certain degré d’importance pour vous ou votre entreprise…
•  Les éléments à planifier sur les semaines à venir
•  Les moments dédiés à la veille stratégique
•  L’ élaboration d’un plan d’action, d’un projet
•  La formation, le coaching…

3. TÂCHES NON IMPORTANTES MAIS URGENTES :

Figurent ici les éléments « perturbateurs » qui nécessitent une attention immédiate mais qui n’ont pas réellement d’impact sur notre travail comme :

•  Le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers…
•  La demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d’une information urgente, d’un conseil ou d’un coup de main
•  Les tâches importantes pour d’autres mais qui n’ont aucune importance pour vous et l’avancée de votre travail
• Les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne

4. TÂCHES NON IMPORTANTES ET NON URGENTES :

Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles que vous devez abandonner pour plus d’efficacité :

•  Les mauvaises habitudes improductives
•  Les distractions vous empêchant d’avancer efficacement (notifications intempestives, procrastination…)
•  Les hésitations chronophages et dévoreuses d’énergie positive

En résumé, la matrice d’Eisenhower permet une prise de recul intéressante quant à la gestion de votre denrée la plus précieuse : le temps ; ainsi qu’une prise de conscience quant à votre état de stress et votre façon d’appréhender l’urgence – parfois toute relative.